Email එකක් යැවීම අද කාලයේ ඉතා සරල දෙයක් වුවත්, ආයතනයකට එය වෘත්තීමය ආකාරයෙන් ලිවීම බොහෝ දෙනා නොදන්නා කලාවකි. HR නිලධාරියෙක් ඔබගේ CV එක විවෘත කිරීමටත් පෙර, ඔබගේ Email එකෙන් ඔබව විනිශ්චය කරයි.
Subject එකක් නොමැතිව, ඉතා කෙටි වචන වලින් ('See attached'), සහ වැරදි නම් සහිත ලිපිගොනු අමුණා යවන Emails වහාම ප්රතික්ෂේප ලැයිස්තුවට යයි. මන්ද එයින් හැඟෙන්නේ ඔබට වෘත්තීය සන්නිවේදන හැකියාවක් නොමැති බවයි.
වෘත්තීය (Professional) Email එකක් යනු කුමක්ද?
ඉතා පැහැදිලි, තේරුම්ගැනීමට පහසු, නිවැරදි ව්යාකරණ භාවිත කරමින් සහ ලබන්නාට පහසුවෙන් අවශ්ය දේ ලබාගත හැකි පරිදි ඉතා ආචාරශීලීව සකසන ලද Email පණිවිඩයකි.
පළමු හැඟීම වැදගත් ඇයි?
ඔබේ Email ලිවීම පිළිවෙළට තිබේ නම්, ඔබ වැඩ කරන්නේද ඉතා පිළිවෙළට බව ඔවුන්ට හැඟේ. පෝලිමේ සිටින අනෙක් සාමාන්ය අයදුම්කරුවන් අතරින් මෙය ඔබව සුවිශේෂී පුද්ගලයෙකු බවට පත් කරයි.
පියවර 1: පැහැදිලි Subject Line එකක් යෙදීම
ඊමේල් එකේ ඇතුළත තිබෙන්නේ කුමක්දැයි එය කියවීමෙන් එකවරම තේරුම් ගත යුතුය. උදා: 'Application for Software Engineer - [ඔබගේ නම] - [Job Reference]'
පියවර 2: නිවැරදි ආමන්ත්රණය
කිසිවිටෙකත් 'Hi', 'Hey' භාවිතා නොකරන්න. 'Dear Mr/Ms. [අවසන් නම]' භාවිත කරන්න. නම නොදන්නේ නම් 'Dear Hiring Manager' භාවිතා කරන්න.
පියවර 3: පණිවිඩය කෙටි සහ පැහැදිලි කිරීම
ඔබ ලියන හේතුව පළමු වාක්යයෙන්ම සඳහන් කරන්න. ඔබ මෙම තනතුරට සුදුසු වීමට හේතු වාක්ය 2 කින් පවසා, වැඩි විස්තර සඳහා අමුණා ඇති CV පත්රිකාව බලන ලෙස ඉල්ලන්න.
පියවර 4: Attachment එකේ නම වෙනස් කිරීම
CV එක Attach කිරීමට පෙර එහි නම 'My_CV_new_23.pdf' වැනි දේකින් වෙනස් කර, 'Firstname_Lastname_CV.pdf' ආකාරයෙන් ඉතා වෘත්තීය ලෙස Rename කරන්න.
පියවර 5: Professional Signature එක
අවසානයේ 'Best regards' හෝ 'Sincerely' යොදා, ඔබගේ සම්පූර්ණ නම, දුරකථන අංකය සහ LinkedIn ගිණුමේ Link එක අනිවාර්යයෙන්ම පහතින් සටහන් කරන්න.
Interview එකකින් පසුව යවන ස්තුති කිරීමේ විද්යුත් ලිපිය (Follow-up)
“Dear [Name],
ඊයේ දින මා සමඟ පැවැත්වූ සම්මුඛ සාකච්ඡාවට බොහෝ ස්තූතියි. එහිදී කතා කළ කරුණු අනුව ආයතනයේ ඉදිරි ගමනට සහාය වීමට මා ඉතා කැමැත්තෙන් පසු වෙමි. මේ පිළිබඳව වැඩිදුර තොරතුරු අවශ්ය නම් මා සම්බන්ධ කරගන්න.
Best regards,
[Your Name]
[Phone Number]”
සිදුවන ලොකුම වැරදි
- Cover letter එක Email එකේද ලියා නැවත PDF එකක් ලෙසද යැවීම, වැදගැම්මකට නැති වර්ණ සහ ආකෘති භාවිත කිරීම, CV එක Attach කිරීමට අමතක වීම සහ තීරණය ගැන අසමින් දිනපතා කරදර කිරීම.
අවසාන පරීක්ෂාව
- Subject line එක පැහැදිලිද?
- ආරම්භය ආචාරශීලීද?
- ඇමිණුමේ (Attachment) නම නිවැරදිද සහ එය Attach කළාද?
- අක්ෂර වින්යාස/ව්යාකරණ වැරදි පරීක්ෂා කළාද?
- Signature එක පහළින් යොදා තිබේද?